О мобильности или инструкция по применению Google.

Автор: hu67et · Дата: 29 июля 2010 · 3 комментария

Эта статья посвящена моим действиям, провоцирующим упростить жизнь и сделать её более упорядоченной. Она получилась объемной, и, надеюсь, интересной и информативной, а кому-то может и полезной. Вполне возможно, что вы уже знакомы с тем, что я делаю – но помогает ли это вам все делать эффективнее? Способствует ли это работе? Представляю свой “шаблон”, чтобы появился хороший шанс сравнить “что я делаю не так”, а может, и узнать что-то новое. 

С тех пор, как появился стационарник (Ubuntu 10.04) и ноут (Windows Vista) одновременно, жизнь пошла кувырком. Я много работаю с документами – их у меня несколько тысяч – в активном труде где-то 5-из них. При этом, все это нужно умудрятся хоть как-то каталогизировать (например, папка "Сделано", "Вся работа -> Имя -> Дата). Естественно, через полторы недели пользования стационарника и ноута все оказалось в глубокой, не побоюсь этого слова, жопа. Что-то не сохранилось в Dropbox, осталось в Моих Документах, где-то быстро внес правки и вновь не сохранил. В общем, мало того, что меня это порядком достало, так еще и все запуталось к чертовой матери.

И здесь я подумал все начать с чистого листа. Для этого заюзался дорогой и коварный Гугль. Я, кстати, тоже боюсь его излишней и маниакальной прямо таки незаменимости. Сервисы минималистичны, просты, удобны – и хочется залезть в них головой. А потом думаешь – и как я жить буду, если все обернется куда более худшими последствиями? Например, вся моя конфиденциальность станет анти-конфиденциальностью – а почта окажется в руках ЦРУ? В общем, пара минут параноидального бреда прошла, и я, свои кровавые по локоть руки опустил в великолепную связку сервисов – Gmail, Google Docs, Google Calendar, Google Tasks, iGoogle.

Итак, обо всем по порядку. С чего все началось, и чем еще не заканчивается. Попутно захвачу не только сервисы Google, но и само обустройство имеющихся у меня операционных систем – Ubuntu 10.04 и Windows Vista.

1. Все начинается с самого простого – с браузера.

Им стал Google Chrome – ветка стабильная, поскольку что-либо тестить хоть и люблю, но когда из-за этого закрывается все подряд не могу терпеть. Да и совместно с тем, что Хром, надеюсь, пока что, не умеет сохранять нормально сессии без сторонних приложений – лучше уж поюзать стабильную ветку, которая, к тому же, иногда любит зависать на Ubuntu, особенно при загрузке и перезаписи файлов. Чем привлекателен Хром для мобильности:

+ Автоматическая синхронизация закладок, тем и настроек.

+ Огромное количество расширений, действительно облегчающих работу, а заодно и увеличивающих её производительность и эффективность.

+ Хорошая работа с сервисами Google (субъективно и относительно, но все же думаю, что лучше).

+ Возможность создания автономного режима почты и календаря без дополнительных свистоплясок (установок расширений в другие браузеры, их постоянном обновлении).

Думаю, четырех пунктов достаточно для того, чтобы обосновать целиком и полностью пятый – Google Chrome мне нравится.

Перейдем теперь к расширениям. Для успешной работы нужно только три:

• Google Mail Checker – показывает количество новых и непрочитанных сообщений.
• Google Tasks – полноценное расширение, предоставляющее доступ ко всем возможностям Google Tasks.
• Google Calendar Checker (by Google) – напоминалка о грядущих событиях, да и просто переход в один клик на сервис Google Calendar.

Кстати, есть такая штука – называется полезные программы Google. Там, помимо всего прочего, есть Службы Google – призмы быстрого вызова для Gmail, Google Docs и Google Calendar. Отдельное окно для маленького экрана – лучше, чем с ненужной порой адресной строкой Google.

2. Настройка Dropbox.

Программа Ubuntu Tweak даёт Ubuntu гибкость и простоту – а именно собрание в одном месте, пожалуй что, лучших тем, программ и всего прочего для Ubuntu, в том числе и настроек. Есть там репозиторий и для Dropbox. Устанавливаем – и ву-аля, "мобильная" папка теперь всегда в домашнем каталоге. В Windows, по моему мнению, все значительно проще – скачал-> установил. Итак, как мы работаем с Dropbox, и почему все-таки он нужен?

Во-первых, как я уже говорил, работаю с документами. Их много – очень (второй раз – чтобы вы наконец поверили). Не всегда есть возможность подключения к Интернету. И поэтому на обоих компьютерах стоит OpenOffice 3.2.1 и замечательно выполняет функции временного текстового редактора для работы с файлами, которые я сохраню с Google Docs в Dropbox – а потом загружу обратно. Есть варианты и полегче – но о них я скажу в самом конце статьи, в выделенной графе "Перспективы".

Во-вторых, что ни говори, а Dropbox пока что является лучшим вариантом для хранения разнородных форматов файлов. Иногда требуются не только доки, но и фотографии, картинки, аудиозаписи и видео и т.д. И здесь на помощь приходит Dropbox – закинул, и все нормально. Можно, конечно, и по сетке перекинуть – ну это сколько мучений туда-сюда все пихать, если можно аккуратно, разложив по полочкам, все закинуть в одно место? Тем более, если нужно уезжать. Получится бардак и бедлам. И посему в папочке Dropbox все максимально аккуратно: "Документы" (внутри по именам+датам), "Аудио", "Видео", "Важное", "Разное", "Изображения".

3. Gmail.

Как говориться, дальше-больше. Да и интереснее. Вот и подошли к основному, главному, всемогущему сервису от Google – Google Почта. Гуглопочта, Электропошта – называйте как хотите, любыми языками, это все равно останется одним из самых удобных сервисов по управлению почтой. Наша цель – создать командный пункт и базу, с которой мы будем управлять входящими сообщениями, делать на основе них метки, отправлять в задачи или же сразу в документы, пересылать и смотреть. Итак, что я делаю для работы:

а) Создаем ярлыки. Если честно, ярлыками я начал пользоваться только месяца два назад. И то – прочитал в статье. Не додумался бы никогда – а это оказывается настолько мощная и крутая вещь. Значит, делаем следующие ярлычки: "Работа", "ТЗ", "Друзья", "Подписки", "Отчеты и счета", "Файлы", "Комментарии". Естественно, одно письмо может быть обвешано сразу несколькими ярлыками – очень важно приучить себя с самого начала к этому. Особо важные письма можно переносить в "Помеченные". И тогда будете выигрывать при поиске, каталогизации писем.

б) Включаем экспериментальные функции Google. Выбираем нужные по удобству, необходимости, важности. У меня их, матерь божья, 22. Перечислю:

• Аватары в чате.
• Автозаполнение поиска.
• Вложенные ярлыки – рассмотрение на перспективу.
• Вставка картинок – наглядно вставляем.
• Гаджет "Документы Google" – является обязательным.
• Гаджет "Календарь Google" – является обязательным.
• Добавление гаджета по URL – нужны сторонние сервисы, а-ля Worktrek? Добавляем обязательно.
• Значок проверенного сообщения – на зло мутантам.
• Изменения заголовка – иногда нужно, так что обязательно.
• Кнопка "Отметить как прочитанное"- серьезно экономит время, обязательно.
• Назад к бета-версии – спокойствие и только спокойствие. Все только начинается.
• Настройка расположения подписи.
• Переместить столбец значков – наглядно, удобно.
• Перемещение элементов панели навигации – обязательно. Создаем из Gmail полнофункциональное средство разборки с почтой, документами и прочим.
• Предварительный просмотр Документов Google в почте – обязательно.
• Просмотр фотографий Flickr в почте – а вы все еще щелкаете по ссылкам, что ли?
• Просмотр фотографий Picasa в почте – а вы все еще щелкаете по ссылкам, что ли? WHA-HA-HA-HA!!!
• Создание документов на основе цепочек писем – обязательно. Экономит время, дает возможность обдумать ТЗ.
• Часовой пояс отправителя – я любопытный.
• Чат с правой стороны – экономит место, да и часто его можно просто выключать. Google Talk – его полноценная замена.

Как видно, одновременно с этим настройка почты является очень сложным занятием. Важно отталкиваться от собственных целей, и представлять в уме:

• Какие задачи будут выполняться?
• Много ли писем в день приходит, и все ли они содержат в себе документы, картинки?
• Как часто уделяется время почте?

Вне зависимости от ответов, то, что я предложил – для меня шаблон. Уже позже он будет наращиваться. Каким образом – в графе “Перспектива”.

в) Остаются мелочи:

• Выбрать отображаемое количество писем. Чего мелочиться? Я ставлю всегда 100.
• Обязательно ставим “с подписью”. Деликатные и уважающие себя люди не отправят письма без слов “С уважением”. Я поэтому такую подпись и не ставлю. Шутка. Это обязательно. Плюс – указание рода деятельности и какие-никакие контактные данные.
• Импорт с других аккаунтов. Актуально, если их много – других аккаунтов этих. Если их нет, или же не хотите мешать личную почту с рабочей, как это сделано у меня – оставляем всё так, как есть и ничего не добавляем. Я лучше зайду на другой аккаунт и там все просмотрю – благо, я туда заходу раз в два месяца.
• Gmail Оффлайн. Делаем обязательно. И ничего, что письма вначале помещаются в Исходящие, а потом отправляются. Зато все надежно, и в случае чего – уже на компе. Иногда Gmail оффлайн любит потупить – причем достаточно жестко. На усмотрение, но я ставлю пометку – Обязательно.
• Веб-подборки и гаджеты. На вкус и цвет – есть что добавить? Пожалуйста. Повторюсь – мы делаем из Gmail командный центр, откуда можно будет управлять всем!

4. Google Tasks.

Google Tasks – очень спорное приложение Google. Он носит слабый самостоятельный характер, и представляет интерес для меня, в данном случае, из-за тесной интеграции с Gmail и Google Calendar. Задачи доступны в обоих сервисах – их можно создавать вручную в Календаре, но лучше это делать автоматом с помощью “писем, как задач”. Для этого выбираем нужное письмо – “Дополнительные действия” – “Добавить задачу”. Плюсы Google Tasks в том, что с виду – это простые задачи “в одну линию”. Но – наличие нескольких списков, сортировки по сроку выполнения и возможности печати, а также замечательное зачеркивание выполненных задач – делают свое дело и играют на мотивации. В самом Календаре Google Tasks показаны прелестно –  как занятие на целый день, но с возможностью поставить галочку, а-ля “выполнено”.

5. Google Calendar.

С одной стороны – ничего особенного, календарь, как календарь. Это на первый взгляд. На второй – чудо-сервис, способный организовать любого человека. Отмечаем преимущества и одновременно то, что нужно сделать:

+ Наглядность. Все просто и ясно – тянем, создаем временные рамки, указываем нужное время, нужно ли напоминание, составляем описание, отмечаем, в какой календарь добавляем. У меня их всего два – “Мероприятия”, “Дни рождения”. Так как на работу отведены задачи, то мероприятия – это встречи, друзья, намеченные планы. Задачи, в это время, скромно и уютненько пасутся в правой части экрана – никак не мешая, а наоборот, акцентируя на себе внимание.

+ Напоминание по СМС. Это супер. Бесплатно, в том числе и для Казахстана. Все что нужно – присоединяем номер своего сотового телефона и начинаем получать уведомления о событии в нужное время. Хотите, за два часа – но можно и за час.

6. Google Docs.

Ради этого сервиса и затевалась, собственно, сама статья. Этот некогда гадкий цыпленок вдруг стал красивым и белым лебедем – расцвел и начал пахнуть! Мало того, что обновляется часто, так еще и привел себя в порядок, научился сносно проверять грамматику, работать с таблицами (на троечку, но хоть как-то). Да и вообще, им стало удобно пользоваться.

Итак, что я сделал со своим Google Docs – это создал ярлыки – они знакомы по Gmail. У меня основные: “Рабочая”, “Ведутся работы”, “Имя_”, “Образовательное”, “Общие”, “Творчество”. Все добавленные растаскиваем по папкам – иначе в сонмище документов вскоре с легкостью затеряемся. Чем привлекательна работа c Google Docs?

• Он эргономичен и удобен. По сравнению с той же классикой 2001-2002 годов (я имею ввиду OpenOffice 3.2.1) он смотрится минималистично. Относительно Word 2010 – немного страшно. Но. в целом, он дает нужные инструменты для набора текста, и, хоть и ограниченное число шрифтов, но достаточное для работы. Да и в целом, наличие всего лишь одной панели – большая радость.
• Возможность сразу же отправить документ или сделать его общим. Экономия в большое колчество кликов – ничего не нужно сохранять, потом опять загружать на Gmail, и потом отправлять. Отдали ссылку – смотрите – совместно работаете – критикуете – доделываете – сдаете. Без лишних телодвижений и сообщений: “Пришло? – Нет, не пришло! – Значит, подождем? – Да, наверное, подождем”. Все быстро. И без глюков – я их пока не заметил.
• Доступность Google Docs с любого места вселенной, где есть интернет. Сели за чужой компьютер, зашли в Google Docs – вот ваше рабочее место, продолжайте работать. Это просто мега – ни флешек, никаких Dropbox – даже окно в случае ухода куда-нибудь закрывать не нужно. Все останется на своих местах.  

7. Последний штрих – iGoogle, то есть начальная страница Google.

Это удобно – тем более имеющиеся расширения добавляют функционал по самое небалуйся, делая страницу действительно начальной. Я добавил сюда Worktek, Gmail, Google Docs, Google Calendar, Google Tasks, Новости мира и Казахстана, Анекдоты. Все сразу и на одном месте – начало работы, начало нового дня.

8.9.10.11.22.33.444. Перспективы.

Итак, о перспективах. Первое, что хочется сделать в ближайшем будущем:

1. Как хранить документы Google Docs в локальной папке с автоматической синхронизацией в Ubuntu и Windows. Что это мне даст? Во-первых, возможность создания полной коллекции готовых работ в одном Google Docs. Все они станут мне доступны в одном месте – и в Google Docs, и в локальной папке. Это удобно. Это надежно. Это круто.

2. Вложенные ярлыки. Вполне возможно, что к ярлыку “Работа” добавится, например “Наполнение сайта”, “Копирайт”, “Статьи” и т.д. Чем крупнее ветвь – тем легче найти яблоню.

Подведем итоги. Где бы я не находился, чтобы я не делал – почта, документы, календарь и задачи всегда со мной. Ноутбук ли у меня с Vista, стационар с Ubuntu – без разницы. Я сажусь и работаю – с того места, где закончил. Не нужно ни перекидывать файлы, не разбираться в вечном бардаке и размышлении, где что находиться. Это несравненный плюс – и мне, и Google,

Надеюсь, что и у вас будут более серьезные перспективы использования Google в своей работе, деятельности, продуктивности. Спасибо за внимание, используйте все себе на пользу!

Delicious

Рубрика: IT, Мнение · Запись имеет метки: Dropbox, Gmail, google, Google Calendar, Google Chrome, Google Docs, Google Tasks